Прокачиваем новичков, прокачиваемся сами: гайд по тому, как организовать у себя в компании мероприятия по шерингу знаний

За 14 лет работы над цифровыми продуктами мы накопили достаточно экспертизы, чтобы делиться ею с внешним миром. Для нас важно не только самим делать круто, но и помогать сфере становиться лучше, а новичкам — прокачиваться и иметь возможность присоединиться к нашей команде.

Но некоторые процессы для нас тоже в новинку. Приходится набивать шишки самостоятельно, рефлексировать и делать полезные выводы. Так произошло с Робопрактиками — мероприятиями, где наши железные эксперты делятся методами работы, теоретическими и практическими навыками, проводят лекции и воркшопы, менторят участников и дают им обратную связь по подготовленным артефактам на основе реальных проектов.

Мы столкнулись с тем, что каждая практика начинала подготовку к Робопрактике с нуля. Те, кто уже их проводил, делились опытом с новичками, но этот опыт не был структурирован и систематизирован. Полезные инсайты и лайфхаки использовались в моменте, а потом забывались.

Чтобы не изобретать каждый раз велосипед, железный бизнес-аналитик Катя Елисеева составила специальный гайд и теперь рассказывает о нём в статье. Здесь подробно описаны шаги, которые нужно пройти при подготовке качественного мероприятия по прокачке новичков, и приложены ссылки на важные артефакты. Он будет полезен любой компании в ИТ-сфере, которая планирует к этому подступиться, но смутно представляет, как именно это сделать так, чтобы в итоге всё прошло максимально продуктивно.

Поехали!

Начинается всё довольно просто — с принятия решения, нужно ли проводить мероприятие по шерингу знаний. Формируется core team и определяется главный ответственный организатор, который будет лидировать все процессы, отвечать за результат и контролировать, чтобы все задачи были выполнены в срок. При этом сам ответственный тоже может быть исполнителем задач.

Дальше важно провести установочную встречу и сформулировать цели планируемого мероприятия.

Во время неё руководителю или главному организатору важно транслировать необходимость проведения мероприятия команде, которая будет участвовать в организационных работах, распределить роли и запланировать встречи. Полезно будет создать общую папку для хранения всех артефактов по мероприятию.

Это помогает определиться с количеством участников, составлением программы, подбором лекторов, форматом (онлайн или офлайн) и датами проведения.

Цели у мероприятия могут быть разными:

В зависимости от целей будут формулироваться конкретные задачи и DoD. Например, по желаемому числу нанятых людей мы можем прикинуть конверсию и посчитать, сколько участников необходимо набрать на мероприятие. Опираясь на предыдущий опыт, мы предполагаем, что конверсия из практиканта в сотрудники составляет около 13%. Мы планируем нанять двоих сотрудников, значит:

То есть наша задача пригласить минимум 15 практикантов, чтобы закрыть цель в найме двоих сотрудников.

Мы применяем матрицу рисков и в коммерческих проектах, и при организации Робопрактик. Она помогает подготовиться к событиям, которые способны отрицательно повлиять на успешность мероприятия.

Рекомендуем не только сформулировать риски и определить их приоритет, стратегию поведения и ответственного, но и регулярно возвращаться к матрице, чтобы вовремя быть готовыми сделать что-то для снижения рисков.

Пример

Этот этап помогает сфокусироваться на критериях идеального участника (а значит, потенциального будущего сотрудника) и упрощает обработку заявок. Для нас важен образ проактивного человека, который не стесняется спросить, если ему что-то непонятно, и при этом способен работать самостоятельно.

Составленный портрет кандидата упрощает подготовку тестовых заданий и программы мероприятия. Вы точно будете понимать, какие требования для вас обязательны и какие компетенции готовы помочь прокачать.

Оно помогает сформулировать преимущества и пользу мероприятия для его участников. Спросите себя: «А что конкретно мы дадим ребятам, которые придут к нам за новыми знаниями?» Попробуйте составить 5–10 тезисов, которые потом можно использовать при подготовке анонса и составлении программы.

В плане бюджета мы планируем расходы, которые нужно предусмотреть на организацию мероприятия. Например, на мерч для участников, таргетированную рекламу анонса, еду и напитки для офлайн-встреч и т. д. Как правило, бюджет на мероприятие требуется согласовывать с финансистами вашей компании.

Пример

Мы, бизнес-аналитики, всегда думаем о финансовом результате проекта. Поэтому нам стало интересно понять точную себестоимость наших Робопрактик.

Для этого мы использовали финансовую модель — с её помощью можно комплексно посмотреть на экономику мероприятия, включая расчёт стоимости затраченных на организацию часов. Для составления такой модели пригодится ранее составленный план бюджета.

Пример

Если вы привлекаете в качестве спикеров сотрудников из других отделов, заранее договоритесь об этом с руководителями этих отделов.

При проектировании цифровых продуктов в производственный процесс вовлечены люди разных ролей — и лучше всего рассказать об особенностях конкретной зоны ответственности сможет человек, который с ней непосредственно работает.

Мы, например, привлекаем backend-разработчиков для объяснения HLD, а дизайнеров — для рассказа о UI/UX.

Обычно мы анонсируем Робопрактики в наших блогах на vc.ru и Хабре, публикуем посты в социальных сетях и телеграм-каналах. В других компаниях для этого можно использовать любую иную активность: сотрудничать с университетами, размещать вакансию на hh.ru и т. д.

Подготовка анонса — это плотное взаимодействие с отделом маркетинга и графическими дизайнерами. Вам нужно предоставить информацию, дизайнерам — грамотно её оформить, а ребятам из маркетинга — отредактировать и опубликовать на целевых площадках.

Заранее договоритесь с отделом маркетинга о датах публикаций — ваш анонс они должны будут встроить в свой контент-план. Вот, к примеру, анонс нашей весенней Робопрактики бизнес-аналитиков в прошлом году.

После того как ответственные за подготовку программы определены, нужно создать организационные мероприятия в рабочих календарях этих людей. Программа практики готовится на основании заранее сформулированных целей, задач, портрета кандидата, сроков, ресурсов и ценностного предложения.

Мы стараемся распределять темы для лекторов, учитывая интересы и пожелания самих сотрудников. Предусмотрите, чтобы каждый спикер был взаимозаменяем: если кто-то заболеет или по другой причине выпадет из процесса, вы будете к этому готовы.

Когда Робопрактика в отделе проводится уже не первый раз, мы обязательно передаём материалы с предыдущих мероприятий — это облегчает подготовку и оптимизирует сроки. Если какая-то лекция в прошлый раз оказалась сложной или скучной для восприятия, следует уделить особое внимание её переработке и подумать над формой подачи материала.

Некоторые наши практики во время лекций и воркшопов назначают наблюдателя — человека, который следит за активностью участников и заполняет таблицу оценки их активности на лекциях. Поэтому мы заранее распределяем, кто будет таким человеком на каждой встрече, и даём ему инструкции.

Лендинг — отличный инструмент для сохранения общего контекста по основным вехам мероприятия. Ваша задача — передать графическим дизайнерам информацию для оформления сайта. Составьте расписание лекций и воркшопов, расскажите о формате занятий, каналах коммуникации, правилах общения, оставьте полезные ссылки для участников.

Если возможности подготовить сайт под мероприятие нет, всё равно постарайтесь зафиксировать всю информацию в альтернативных источниках: слайде на вводной презентации, закрепленном сообщении в общем чате с участниками и т. д.

Чтобы понять уровень подготовки ребят, желающих перенять наш опыт и экспертизу, мы добавляем тестовые задания в заявку. Следует продумать структуру и вопросы для неё, опираясь на портрет кандидата.

Когда мы хотим пригласить участников, которые уже определились со сферой, должностью и планируют в ней развиваться, нам нужно проверить базовые знания о роли и требуемых навыках. Это необходимо, чтобы материалы мероприятия не были слишком сложными и непонятными для тех, кто совсем ещё не знаком с матчастью.

Стоит создать форму для заявки, настроить доступ для внешних пользователей и добавить ссылку на заявку в анонс.

Важно подготовить полезный и нескучный сторителлинг, продумать формат подачи материала и взаимодействие с аудиторией.

В нашей компании у каждого сотрудника есть ментор, поэтому при подготовке материалов для внешнего мероприятия он выступает «взглядом со стороны» и помогает с ревью презентации.

Графические дизайнеры помогут сделать презентацию простой и визуально приятной, оформить таблицы и графики в вашем фирменном стиле.

Соберите лекторов для «откатки». Репетиции помогают увидеть пробелы в материале, подготовиться к ответам на вопросы и научиться чувствовать тайминг. По возможности запишите репетиции, чтобы лекторы могли пересмотреть и отрефлексировать свои выступления. А ещё можно пригласить новичков отдела — чтобы они послушали.

Лучше всего знания запоминаются, когда начинаешь применять их на практике. Для этого мы готовим пару-тройку артефактов, которые сами используем на проектах, и даём задание, приближенное к реальным кейсам.

Для каждого участника готовится пространство с шаблонами, в которых они отрабатывают полученную на лекциях теорию и валидируют результаты с ментором.

На протяжении всей Робопрактики мы фиксируем прогресс участников и результаты выполнения заданий. Чтобы оценка была комплексной и объективной, за каждую лекцию, воркшоп и подготовленный артефакт мы выставляем баллы во внутренней таблице рейтинга. Они помогают нам принять финальное решение о приглашении ребят на собеседования.

Если вы решили провести воркшоп, продумайте цели, задачи, структуру, фреймы и тайминг. Создайте доску для воркшопа и закиньте на неё материалы — если нужно, то индивидуально для каждого практиканта. Настройте доступы для всех участников.

Обычно воркшоп подразумевает деление на команды, а значит, вам нужно подготовить модераторов, которые внутри каждой из них будут помогать участникам добиться цели и прийти к верному результату. Встретьтесь с модераторами заранее, обговорите этапы воркшопа, тайминг и цели. Всё что угодно может пойти не по плану, поэтому желательно проработать несколько развилок на всякий случай.

В первую очередь нужно отправить письма-приглашения тем, кого вы точно хотите видеть на своём мероприятии. Затем — так называемой скамейке запасных на случай, если кто-то из первого списка откажется или не подтвердит участие.

Последними отправляются письма-отказы. Для тех, кто не прошёл отборочный этап, стоит подготовить список полезных материалов для самостоятельного изучения. Так вы поможете ребятам подтянуть знания в сферах, где им пока не хватило экспертности. Ну и вообще, это хороший тон.

Пример

В обозначенные в плане даты анонс публикуется на заранее определённых площадках. Если в ваших планах была таргетированная реклама, пора её запускать. В день завершения сбора заявок закрываем Google-форму.

Обработка заявок может проходить за одну или несколько встреч в зависимости от количества откликов. Важно посмотреть тестовые задания, выставить оценки и составить рейтинг.

После обработки всех заявок необходимо составить три списка:

Предупреждение: это очень очевидная информация. Но всё-таки создайте общее пространство для общения с участниками. Telegram, Slack, Discord — на ваше усмотрение. Заранее в форме для заявки попросите указать контакт, чтобы добавить участника в чат.

Опубликуйте приветствие и следующую информацию:

Этот пункт может быть неочевидным, но очень важным. Подготовьте договор на NDA и соглашение на обработку персональных данных для участников. Распечатайте документы и подпишите их с ними.

Договор на NDA поможет вам защитить компанию от риска покрытия убытков при утечке конфиденциальной информации. Возможно, вы сами делитесь на лекциях реальными примерами из коммерческих проектов. Или ребята находились у вас в офисе и могли увидеть или услышать информацию, не подлежащую разглашению.

Подписывая соглашение, ребята будут точно знать, что их персональные данные (ФИО, номера телефонов и т. д.) хранятся и обрабатываются в соответствии с законодательством — и в случае чего их можно отозвать.

Если вам, так же, как и нам, важно проводить полезные и качественные мероприятия, подготовьте формы сбора обратной связи после каждой лекции и после всего мероприятия.

Участники могут подсветить неочевидные вещи, которые следует изменить, чтобы в следующий раз повысить уровень мероприятия.

Пример

Если у вас есть ресурс на то, чтобы каждому участнику выделить ментора, стоит правильно распределить пары «ментор/менти». После нескольких лекций вы будете лучше понимать способности участников и сможете подобрать комфортные пары. Если к концу мероприятия вы понимаете, что некоторые пары нужно перераспределить, без проблем — сделайте это.

Вгрузите менторов в то, как стоит проводить менторские встречи: структура, цели, тайминг и т. д.

Подготовьте формат рефлексии заранее. Пригласите всех людей, участвовавших в организации мероприятия. Узнайте их ощущения и пожелания: что в следующий раз стоит сделать лучше, как круче наладить процессы? Зафиксируйте результаты там, где их сможет найти команда, которая после вас возьмет на себя проведение такого масштабного и значимого для компании мероприятия.

Не забывайте, что такие мероприятия — ваша визитная карточка на рынке потенциальных кандидатов. Ни одно событие не может пройти вообще без шероховатостей. Но в ваших силах качественно продумать и подготовить всё так, чтобы ребятам потом хотелось рассказывать о вас и вашем подходе.

Кстати, у нас открыта вакансия ведущего бизнес-аналитика.

Чтобы ничего не пропустить, следи за развитием цифры вместе с нами: