Работа по договору Time & Material: в чём суть подхода и в каких ситуациях его лучше всего применять

Меня зовут Ксения Попенкова, я юрист red_mad_robot. Хочу рассказать про модель работы Time & Material: чем она отличается от обычного договора и для каких компаний и проектов подходит.

Статья полезна для тех, кто мало знаком с этой схемой и для тех, кто хотел бы работать по такому договору, но коллеги против подхода. Прежде чем перейти к плюсам, минусам и советам, давайте немного разберёмся.

Работа над цифровым проектом: ожидание и реальность

Если представить «идеальный» процесс работы, то наверное, он будет выглядеть как-то так:

  1. 1_Формулировка задачи.
  2. 2_Утверждение технического задания.
  3. 3_Оценка стоимости.
  4. 4_Согласование и подписание договора.
  5. 5_Разработка.
  6. 6_Приемка работ и оплата.

Но в реальности редко, когда всё идет по плану, особенно когда речь идет о цифровых продуктах. По сути есть отправная точка и желаемый результат, а вот исполнитель должен выработать путь, как к нему прийти. Для этого нужны эксперты, которые всё изучат, проанализируют, сформируют команду из нужных специалистов, придумают решение и проконтролируют работу.

Одновременно нужно представлять промежуточные итоги, сверять курс и менять его, если вдруг что-то пошло не так или стало понятно, что нужно добавить еще полезных фичей. Но если конкретные работы уже утверждены в договоре, потребуется время, чтобы согласовать и зафиксировать все доработки. И так каждый раз, когда что-то меняется.

Кроме того, на над проектами часто работают долго: это может быть и полгода, и год, а затем продукт несколько лет находится на поддержке. За это время могут измениться технические условия и тренды, и оконченный проект уже не будет отвечать потребностям клиента.

Например, сейчас во многих банковских приложениях можно не вводить вручную номер карты, а просто ее сфотографировать. А несколько лет назад это была редкая функция. Проблем можно избежать, если на уровне заключения договора организовать работу над проектом более гибким способом.

Что такое Time & Material

Time & Material — дословно «время и материалы» (материалы как объекты интеллектуальной деятельности, созданные во время работы над проектом), подход, при котором проект оформляется не на фиксированный результат работ и ее стоимость соответственно, а часы работы занятых на проекте специалистов и их наработки за это время.

Изначально эту схему применяли консалтинговые и аудиторские компании, а сегодня она перешла и в ИТ-сферу.

Такая модель подходит для проектов, в которых нужно разрабатывать индивидуальные решения. По сути это все случаи, когда клиент просит что-то из серии «современного и удобного мобильного приложения», «хочу чтобы вау, но не до конца знаю, как именно», либо когда продукт инновационный, все идеи с нуля, поэтому требуются исследования для определения оптимального результата.

Если упростить, работа над проектом по Time & Material у нас в red_mad_robot выглядит так: клиент приходит с запросом, мы оцениваем, обсуждаем задачу и заключаем договор.

Часть договора

Договор рамочный, что позволяет менять курс/дополнять задание прямо в процессе. Это нужно как раз на случай, если потребуется добавить новую фичу или пересмотреть решение.

Часть договора

После этого формируем команду, к которой на разных этапах присоединяются нужные специалисты: аналитики, дизайнеры, разработчики и другие. Дальше по мере необходимости, например, раз в месяц/квартал, мы создаем «заказ», где указываем план работ, прогнозируемое количество часов, которое нужно специалистам, а ещё их стоимость.

Заказ

По окончании периода предоставляем клиенту отчёт о проведенной работе, фактическое количество потраченных часов и итоговую стоимость. Обычно расхождение между прогнозом и фактом составляет не больше 20%. Если всё в порядке подписываем акт и рассчитываемся. И так каждый месяц.

Отчёт

Если клиенту достаточно достигнутого результата и он хочет приостановить работу, то новые заказы просто не создаются. Но в будущем работы по договору можно возобновить. Это удобно: не нужно заново проходить все круги согласования на сторонах клиета и исполнителя.

Почему не всегда подходит Fixed Price

Обычно на этапе согласования к нему меньше вопросов, ведь сразу понятно, что конкретно будут делать и сколько это будет стоить. По сути схема работы по Fixed Price близка к тому «идеальному» процессу, о котором шла речь в начале.

Эта модель отлично подходит для проектов, где есть четкое понимание результата, которого нужно добиться. И это всё закреплено в подробном техзадании. Для проектов, где нет сомнений в том какой результат нужен и есть четкое осмысленное тз, конечно, больше подходит именно Fixed Price.

Особенно если они небольшие и непродолжительные по времени.Также Fixed Price лучше использовать при работе с тендерами (как государственными, так и частными). Но в задачах, где нужно «исследовать проблему» и искать индивидуальное решение, модель работы по Fixed Price может навредить. Вот почему:

  1. 1_Сложно оценить на старте. Если речь идет о цифровых проектах, сначала нужно разобраться в ситуации и только потом предпринимать какие-то действия. Именно для этого и нанимают экспертов из ИТ-сферы. Но всё равно, в новых для рынка продуктах сложно правильно оценить объем работ и их стоимость.
  2. 2_Трудно составить техзадание. В нём может быть описано решение, которое на момент составления было актуальным — учитывало последние обновления программ и текущую ситуацию.

Но цифровые проекты обычно длительные, и за время работы над ними могут выпустить новые релизы (программ). При этом исполнитель все равно обязан следовать подписанному техзаданию, либо вносить изменения в договор. В этом плане договор Time & Material более гибкий. По мере необходимости можно уточнять задачу и действовать в зависимости от новых тенденций.

Ошибка стоит дороже. Диджитализация — это общий тренд. Бывает, что в компании хотят собственное мобильное приложение, но при этом не до конца понимают, решает ли оно поставленные бизнес-задачи.

Если такая компания заключает договор с фиксированной стоимостью, она в любом случае получит результат и заплатит за него. Даже если в итоге придет к выводу, что на самом деле мобильное приложение не нужно. Подход Time & Material позволяет понять это раньше — например, через месяц, — заплатить за него и больше не тратить на этот проект ни времени, ни денег.

По большому счету между двумя типами подходов нет никакой конкуренции. Они просто хороши каждый для своих задач

Главная информация о них обобщена в таблице:

Сравнение подходов Time & Material и Fixed Price

Так как узнать, чем заняты специалисты

Больше всего заказчики опасаются, что они будут оплачивать сам процесс работы, а ожидают результат. Поэтому бывает возникает желание контролировать процесс.

Для этого есть несколько инструментов:

  1. 1_Заказы и регулярные отчеты. Перед началом каждого отчетного периода с заказчиками согласуется перечень работ, а после их выполнения предоставляется отчет.
  2. 2_Информация о процессе и результатах работ. Например, у нас это прописано в договоре. Заказчик может интересоваться ходом работы над проектом, ему все подробно расскажут.
  3. 3_Регулярные встречи с клиентом. При разработке цифровых проектов, как правило, коммуникация с клиентом почти ежедневная. Проводится регулярная демонстрация промежуточных результатов, тем самым клиент видит его, не только в отчётах, но и по факту выполненных работ.

Что делать, если кто-то из коллег против

По опыту: против работы по принципу Time & Material могут выступать сотрудники со стороны заказчика, например, финансовые специалисты или юристы. Причины могут быть разными, например, головная компания никогда такой договор не согласует в виду нетиповой формы или необходимости вписаться в бюджет — это часто бывает у компаний с госучастием.

Что можно сделать в такой ситуации:

  1. 1_Заручиться поддержкой заинтересованных лиц со стороны клиента. Обычно технический директор или руководитель проекта знают о подходе и Time & Material и готовы его применять. Если есть потребность внутри, юристы или другие согласующие договор помогают найти выход, который устроит всех.
  2. 2_Сделать общий созвон с юристами заказчика и исполнителя. Например, мы регулярно отвечаем на вопросы коллег и объясняем, как работаем с такими видами договоров.
  3. 3_Привести примеры. Если вы знаете тех, кто уже работал по Time & Material, можно об этом рассказать. Возможно, это даст понимание, что подход используется на практике и уже зарекомендовал себя.

Договорные способы снизить риски клиента

1. Ограничить бюджет. Если главное опасение клиента, что он выйдет за пределы бюджета, можно сделать в договоре оговорку, что при превышении определенной суммы, работы прекращаются.

«Максимальная сумма Вознаграждения Исполнителя за выполнение Работ по настоящему Договору составляет сумму в размере ____ руб. В случае, если в процессе выполнения Работ, по оценке Исполнителя, объем человеко-часов специалистов Исполнителя превысит согласованный Сторонами размер максимальной суммы Вознаграждения, то Исполнитель обязан приостановить выполнение Работ и уведомить об этом Заказчика.

После уведомления Исполнителем Заказчика Заказчик вправе согласовать предложенные Исполнителем изменения в Работах и/или новую максимальную сумму Вознаграждения либо отказаться от дальнейшего исполнения настоящего Приложения при условии оплаты Исполнителю вознаграждения за выполненную часть Работы согласно его отчетам».

2. Обозначить допустимое расхождение часов работы. Можно в договоре сразу прописать, что количество часов работы в заказе и отчете не может превышать, например, 20%. Так будет проще планировать расходы на месяц. «Максимальное превышение запланированного в Заказе времени составляет 20%».

В общем, способы договориться всегда есть. Главное — обсуждать.

Резюме

  1. 1_Time & Material — подход, при котором заказчик оплачивает не фиксированную стоимость услуг, а часы работы занятых на проекте специалистов.
  2. 2_Модель Time & Material подходит для проектов, где нужен гибкий подход к работе. Обычно это сложные проекты, в которых заказчик и исполнитель взаимодействуют как партнеры и вместе ищут решение задачи.
  3. 3_При подходе Time & Material бэклог закрепляется в заказе в начале отчетного периода, а в конце — сдается отчет заказчику, в котором указан результат.
  4. 4_Если клиент хочет приостановить работы или ему достаточно достигнутого результата, новые заказы не создаются. При этом в будущем работы по договору Time & Material можно возобновить, если его сроки это позволяют.
  5. 5_Если результат работы понятен с самого начала и есть подробное техзадание, лучше работать по договору Fixed Price.